Asistente administrativa- comercial, con las siguientes características:
Respecto del perfil:
- Formación Técnico Profesional acorde a la posición (Mínimo 5 semestres académicos).
- Al menos Dos (2) años de experiencia en cargo y/o funciones similares.
- Técnicas de archivo.
- Residencia en Santiago
- Documentos al día.
- Experiencia y Dominio de Microsoft Office a nivel intermedio especialmente Word y Excel.
- Rápida y ágil
- Buena disposición.
- Excelente redacción.
- Puntual y comprometida con los plazos.
- Ordenada y proactiva.
- En resumen, una persona con motor propio, capacidad de autoexigencia y consiente de que se requiere su apoyo permanente a los miembros del equipo para ayudarlos y descongestionarlos.
Tareas a Realizar:
Ámbito Comercial:
- Relación con arrendatarios, recibir y atender visitas, clientes y demás personas que lleguen a la oficina.
- Recibir llamadas, correspondencia, mail y gestionar.
- Tomar nota de quien llama, nombre número etc y nota de los mensajes. Para informar.
- Correos electrónicos y comunicaciones responderlos de forma adecuada y oportuna.
- Herramienta Whastapp internos y/o clientes, tomar nota y acciones según corresponda.
- Redactar documentos a solicitud (cartas, reportes, propuestas, y otros) de uso interno o para receptores externos.
- Preparar planillas en Excel con data que se requiera
- Realizar llamadas a arrendatarios o proveedores de seguimiento y otras.
- Mantener al día las carpetas de propiedades.
- Mantener al día las carpetas de arrendatarios.
- Gestionar activamente como responsable apoyando a operaciones de las cotizaciones de reparaciones o mantenimientos, responsable del envió, obtención de las OC y cierre facturación.
- Mantener al día la documentación de sitios externos: bancos, notarías, portales de pago de servicios básicos, etc.
Ámbito Administrativo:
- Recibir documentos, materiales, insumos etc… Realizar control e ingreso
- Realizar cálculos elementales propios de la actividad
- Informar todo lo relativo a los sucesos de la oficina. Incidencias, necesidades etc…
- Estar al pendiente de la tramitación de servicios y compras.
- Realizar pedidos y mantener stock disponible en insumos de oficina, agua, café, aseo u otros servicios requeridos, realizando su respectivo seguimiento y garantizando su cumplimiento o entrega y stock.
- Manejo y rendición de caja chica.
- Recepción, control y gestión de los pagos de facturas a proveedores o Boletas honorarios.
- Reserva de pasajes, alojamiento y recursos adicionales de viaje cuando se requiera.
- Elaborar y mantener documentación de trabajadores en carpeta. (contratos, anexos contrato, solicitud finiquitos, registro vacaciones, permisos, carpeta actualizada y otros).
- Mantener al día planilla actualizada con los datos de los arrendatarios y empleados y enviar copia a Gerencia al haber cambios.
- Llevar la relación con la administración de los edificios en términos de cobros gastos comunes, servicio de aseo de la oficina y otros.
- Participar en reuniones de copropietarios de los edificios donde se tenga propiedades.
- Coordinar la logística requerida para realizar en forma completa eventos sociales de la empresa, donde corresponda para fiesta fin de año, fiestas patrias, celebración de cumpleaños, etc.
- Pagar TAG de las autopistas y descargar el detalle de las pasadas por los pórticos.
- Realizar la cobranza facturas.
- Recibir licencias médicas de trabajadores y gestionarlas. Modificaciones de contratos, contratos nuevos y todo lo relativo a la documentación de RRHH con ayuda de empresa externa.
- Recibir facturas, guías de despacho u otros documentos, con el objetivo final de registrar su recibo y entregarlos al área correspondiente.
Ámbito Contable y Tesorería:
- Experiencia en compras y cotizaciones menores
- Manejo en página de SII para facturar y aceptar facturas de proveedores. Obtención documentación, respaldos etc….
- Dejar copia y Llevar ordenadas las transferencias realizadas para pagos realizados
- Preparar archivador información mensual para despachar a empresa de Contabilidad (Ventas, compras, fondos por rendir, documentación bancos)
- Preparar la planilla para el pago de remuneraciones, informando los descuentos por inasistencia, licencia y otros.
- Manejo de bancos con carga de pagos y chequeo de su materialización, cartolas, estados de cuenta, etc. Generación del libro bancos
Todos los ámbitos:
- Buenas relaciones interpersonales
- Disponibilidad para aprender nuevos procesos.
- Apoyo y colaboración a otros miembros para de esta forma descongestionar temas. Lo importante es tomar temas y gestionarlos no pasar problemas
Que ofrecemos
- Estabilidad laboral, buen ambiente de trabajo y compensaciones.
- Tipo de puesto: Tiempo completo
- 4 gratificaciones al año
- Contrato inicial con plazo fijo (3 meses); luego indefinido
- Lugar de Trabajo, Santiago Centro
- Horario: lunes a jueves 8:00 a 17:30 h y viernes 8.00 a 14:30 h.
- Remuneración: Se ofrece renta competitiva de mercado.
- Tarde libre para fecha del cumpleaños.
- Bono médico
Tipo de puesto: Tiempo completo
Iteresadas favir enviar CV y pretenciones de renta.
Tipo de puesto: Tiempo completo
Educación:
- Técnico nivel superior terminado (Deseable)
Experiencia:
- cinco: 2 años (Deseable)
